Trong hoạt động của kho hàng nói chung có rất nhiều công việc, và qua nhiều bộ phận hoạt động khác nhau. Đáng chú ý là sẽ tồn tại một số hàng tồn kho dù là có chủ định hay vô tình thì lượng hàng này cũng là một khoản gánh nặng của công ty về chi phí. Do vậy việc tối ưu giảm chi phí cho kho hàng như là một nhiệm vụ bắt buộc giúp tiết kiệm chi phí hơn.
Không nhất thiết phải cải tiến công nghệ vì công nghệ luôn đổi mới hằng ngày, và doanh nghiệp sẽ cải tiến dần. Bản thân việt tự động hóa sẽ là cả quá trình chứ không phải thay mới là thay được ngay. Tuy nhiên mỗi một thay đổi dù là nhỏ nhất cũng giúp bạn tối ưu và đưa doanh nghiệp đi lên.
Xem thêm: Kệ siêu thị giá rẻ
Dưới đây là 9 cách mà Onetech đã thống kế ra để giúp bạn có thể giảm chi phí kho hàng của mình. Đây là kinh nghiệm của Onetech Group tích lũy và chia sẻ, tối ưu cho setup cho hàng nghìn kho trên cả nước:
Bước 01: Cần tối ưu khả năng lưu trữ của nhà kho.
Bước 02: Đào tạo cho nhân viên khi cần thiết
Bước 03: bắt trend, xu hướng và ứng dụng trong việc sắp xếp
Bước 04: đồng bộ chuẩn hóa các thiết bị.
Bước 05: Mua các thiết bị mới quan trọng nhưng cũng tận dụng các thứ có thể.
Bước 06: Tùy biến được các thông số như thời gian giao hàng cho nhà cung cấp.
Bước 07: Nghiên cứu và quản lý kho hàng theo mã SKU cụ thể.
Bước 8: Hạn chế được càng nhiều càng tốt hàng tồn kho.
Bước 09: Phân tích, đánh giá và dự đoán được nhu cầu từ phía khách hàng.
Tối ưu hóa được khả năng lưu trữ cũng như giảm không gian dư thừa.
Người thiết kế kho hàng, quản lý kho hàng cần tính toán,lên phương án bản vẽ để lắp đặt giá kệ kho hàng, tính toán lối đi cho xe nâng hàng, nhân viên đủ rộng để khi có hàng hóa xuất nhập không bị nghẽn tắc, đổ vỡ nguy hiểm.
Lúc này kệ kho hàng, kệ hạng nặng sẽ phát huy hết được giá trị của mình. Onetech chính là đơn vị cung cấp kệ kho hàng hàng đầu tại Việt Nam.
Đào tạo chéo nhân viên
Ngoài yếu tố về tối ưu kho hàng, yếu tố con người nói chung hay đào tạo nói riêng là yếu tố cần xử lý. Một nhân viên giỏi thì họ sẽ làm việc tốt và cho năng suất cao. Do vậy cần có sự đối chiếu so sánh và rút ra KPI cho nhân viên. Tuy nhiên nhiều khi bạn cần đào tạo để duy trì và giúp đỡ nhân viên đạt được hiệu suất tránh làm việc không hiệu quả và giảm chi phí lao động tổng thể.
Xem thêm: bàn thu ngân siêu thị
Xác định nhân công giỏi nhất và tiến hành sàng lọc, truyền đạt và đào tạo chéo họ ở những công việc khác nhau. Thế nhưng đây không phải là giải pháp lâu dài mà chỉ là dùng cho ngắn hạn và trong lúc chờ đào tạo nhân sự mới.
Sắp xếp lại các mặt hàng theo trend, bán chạy và xu hướng.
Cần đánh giá được mặt hàng nào đang hot, đang có xu hướng thực tế để lên phương án vận chuyển, tích trữ hàng hóa, bố trí những mặt hàng bán chạy gần cửa ra vào để thuận lợi cho việc bốc xếp. Số liệu hàng hóa được cập nhật qua phần mềm và xem xét được hàng nào bán chạy, hàng nào không. Ngoài ra cần xem xét cắt giảm chi phí lao động ở một số khâu như kiểm đếm hàng hóa.
Chuẩn hóa thiết bị
Các thiết bị cần được chuẩn hóa từ phích cắm điện, ổn áp lioa,… Các chi tiết nhỏ ban đầu có thể tốn chi phí nhưng sau này khi đồng bộ các thiết ị sẽ giúp bạn không phải bỏ thêm các chi phí lần sau nữa, lại tiện lợi và nhanh chóng.
Mua ,thay mới các trang thiết bị khi đến lúc cần thay thế.
Các thiết bị cũ như xe nâng là vật dùng hao mòn, sử dụng liên tục, cả những pallets. Do vậy bạn không nên tiết kiệm quá mà cần tăng sức lao động của nhân công, mà máy móc kém thì sẽ vô tình ảnh hưởng tới năng suất của công nhân. Còn nếu bạn là người có kinh nghiệm và có thể mua được hàng cũ giá tốt thì cũng không phải lựa chọn tồi khi muốn giảm chi phí đầu tư mới.
Tinh chỉnh thời gian giao hàng cho nhà cung cấp.
Thời gian giao hàng của mỗi nhà cung cấp tới kho hàng sẽ khác nhau do đặc thù ngành hàng, do vị trí địa lý và đôi khi là họ cần thời gian để sản xuất theo OEM riêng. Sẽ mất nhiều thời gian để lấp đầy đơn hàng và sẽ có sự chậm trễ khi xử lý thông tin và vận chuyển. Bạn thường xuyên đi lại, quan hệ tốt với đại lý hay nhà cung cấp nguồn hàng để có được những mức giá tốt, và thời gian giao hàng hợp lý như đẩy nhanh thời gian giao hàng hoặc giữ mức tồn ít đi. Bạn có thể giảm lượng lưu kho cũng như công nhân khi cần sử dụng để lưu trữ một mặt hàng nào đó.
Nghiên cứu và quản lý kho hàng chuyên nghiệp theo mã SKU.
Đây là cách quản lý thông minh và có nhiều nhà kho, nhà cung cấp cũng sử dụng cách thức sử dụng mã SKU nhằm tối ưu cho sản phẩm, quản lý và kiểm tra hàng hóa ra vào được nhanh nhất. Tránh việc quản lý hàng hóa thủ công sổ sách, dễ nhầm lẫn khi quá tải và số lượng nhiều.
Giảm hàng tồn kho
Chắc hẳn khi bạn đã quản lý kho hàng tốt qua các bước ở trên, thì bạn sẽ nắm rõ được công việc của mình là cần giảm hàng tồn kho ở mức tối thiểu. vừa đảm bảo tính duy trì và sử dụng hết công suất của kệ kho hàng, nhưng cũng không để hàng tồn kho quá nhiều tránh tình trạng bị nợ đọng vốn và mất đi những cơ hội đầu tư khác.
Tâm lý tích trữ hàng tồn kho sẽ luôn có, thế nên về lý thuyết thì cần lưu trữ hàng bán chạy để có thể kiếm được nhiều hơn sau khi bán chúng. Thế nhưng mỗi thời điểm khác nhau thì hàng tồn kho vốn sẽ là không bền vững và có thể thành con dao 2 lưỡi khiến bạn bị lãng phí không gian. Lãng phí các pallets chứa hàng và nó là hiệu ứng dây chuyền khiến các không gian khác bị ảnh hưởng, và bạn lại phải quay ngược đầu tư thêm kệ kho hàng cũng như sắp xếp lại kho. Điều này mô hình chung là thiếu sáng suốt khi bạn nghĩ cần có chỗ cho cái khác.
Phương án hiệu quả ở đây là xem lại thời gian qua đã tồn những hàng nào nhiều thì hay cắt giảm bớt, nếu có thể thì có thể trả lại nhà cung cấp.
Dự báo nhu cầu của khách hàng
Phán đoán nhu cầu của khách hàng là yếu tố hết sức quan trọng, chắc hẳn bạn sẽ cần hiểu được các số liệu bán hàng xem và phân tích hàng nào đang bán chay,hàng nào kém nhất để dự báo nhu cầu. Ngoài ra có những mặt hàng sẽ theo mùa, cứ tới mùa là sẽ tăng cao nhu cầu và có thể dự đoán được: ví dụ như quần tất mùa đông, bánh trung thu… Hãy cố gắng điều chỉnh và dự báo cung cầu một cách xát nhất để cân bằng và tránh tràn. Tràn ở đây chính là lãi được ở đơn này nhưng lại lỗ hoặc tồn hàng ở các sản phẩm khác thì cũng là vô ích.
